主页 > 案例大全 > 论文案例分享-河池化工存货管理研究

论文案例分享-河池化工存货管理研究

2021-03-24 18:22:45

  化肥行业整体市场环境较差,产能结构性过剩、产品同质化严重、低水平竞争等严峻现状逼迫化肥企业转型升级。产能过剩的形势下,化肥销路难畅,存货量便是最直接的体现。在转型升级过程中,企业存货管理水平亟待提高。

  本文采用案例法为研究方法,选取广西河池化工股份有限公司为研究对象,研究该公司存货管理现状,得出河池化工存货管理存在以下问题:原材料采购价格高、数量大,对供应商依赖性大,存货资产比率高,存货跌价准备计提比率高,存货仓储不善,生产销售库存部门没有数据沟通共享,存货管理系统的信息化进程缓慢。针对存在的问题,提出改进建议:应采用以经济批量法为主、物资需求计划为辅的存货管理模式;落实企业部门责任、加强采购部门采购管理;加强仓储部门保管工作;采购、生产、销售三部门数据共享,适应现代信息化存货管理。

  以期研究结论对河池化工及有类似问题化工行业有一定参考价值。

  1.1存货和存货管理的概念

  1.1.1存货的概念

  存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。存货包括:原材料、在产品、半成品、库存商品、周转材料、在途物资、发出商品、委托加工物资等。

  存货占用大量的企业流动资金,存货周转率可以反映企业资金的周转情况和经营状况,也是衡量工业企业营运能力的重要指标之一。

  存货区别于固定资产等非流动资产的最基本的特征是,企业持有存货的最终目的是为了出售。

  1.1.2存货管理的概念

  存货管理也叫“存货控制”,是指对企业存货控制在适当的范围内,以免存量过多,造成存货积压,浪费仓库容量,增加管理费用,或存量过少,造成供不应求,停工待料等不正常情况。科学的进行存货管理是现代化生产的客观要求,是保证企业生产经营活动正常进行的必要条件。

  存货管理工作涉及到生产过程和流动过程,存货水平的高低会直接影响到流动资金的占用,以及仓储成本、订货成本、生产的准备成本等项目。存货管理的任务在于以最低的成本和最少的流动资金占用,为生产和销售顺利进行做好保证工作。

  存货管理影响整个社会经济环节,如果产品需求上升,企业就会扩大生产,提高存货量,向销售客户发出订单,使市场中资金流转活跃起来。反之,产品需求减少,活积压存货过多,企业将减少采购数量。在存货降至一定水平以下,市场生产达到暂时的均衡,待需求再度上升,经济活动也随之活跃。

  1.2存货管理的意义

  随着现代企业管理制度的日趋完善,存货管理也成为现代企业管理的重要组成部分,试图在各种成本与存货效益之间取得平衡,进而达到两者的最佳结合是存货管理的目标。存货的管理、利用情况直接关系到企业的资金占用水平及资产周转效率,影响着企业的正常生产和销售。

  首先,存货管理可以维持正常的生产和销售。市场需求因环境、季节和消费者的喜欢而不稳定,维持一定的存货可以保证企业的生产和销售与需求保持一致。

  其次,存货管理可以控制企业的营业成本。原材料购买价格因采购价格的变动、运输费用的变动和市场供应的变动而不稳定。有效的存货管理可以预测原材料价格波动和原材料需求,根据市场价和需求量,合理买进或者卖出库存原材料,降低企业的营业成本。

  最后,存货管理可以监控存货的库存量,提高资金周转率。过量的存货挤压导致存货的管理成本提高,同时也不利于企业的流动资金周转。

  1.3存货管理的方法

  存货管理作为成本管理的一项内容,可以通过提高存货管理水平来达到降低成本和提高效率的目的。根据市场上产品的销售状况以及材料的采购价格,及时调整存货管理方法,合理设置库存,合理控制存货成本,最大限度发挥其在企业经济效益中的作用。全面管理水平的提升,不仅意味着企业存货流转速度和流动资产周转率的提高,降低工业的平均成本风险,加快企业的生产销售环节,还说明企业市场竞争力的提升,促进企业的发展。

  1.3.1 ABC分类法

  ABC分类法是由意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托率先提出的。ABC分类法的核心思想是分清对事物的影响,确定占比少但对事物起关键作用的主要因素,以及占比多但对事物影响不大的次要因素。

  ABC分类法是一种根据事物在技术和经济方面的主要特征进行分类和安排的方法,从而实现差异化的处理和管理。按照占有量和品种数量的比例对存货进行分类,可以将存货分成三类:A类存货占用金额最多,单件存货成本相对高,而数量较少。C类存货占用金额相对少,单件存货成本低,而数量较多。B类存货数量和成本都介于A、C类之间。

  我们可以将面临的处理事物对象,分为两类,一类是可以量化的,一类是不能量化的。对于不能量化的,我们通常只有凭经验判断。对于能够量化的,分类就要容易得多,而且更为科学。

  下表是ABC分类法参考依据。

  表1-1 ABC分类法参考依据

  类别金额占百分比数量占百分比

  A类60%-80%5%-15%

  B类20%-30%20%-30%

  C类5%-15%60%-80%

  使用ABC分类法时,分类的标准通常是依照存货所占金额的比重的不同来进行分类的。一般的,企业通常将存货资金占比为60%-80%且品种数量占比5%-15%的这一类存货分类为A类存货,将存货金额占比20%-30%并且品种数量占比20%-30%的这类存货分为B类,将存货金额占比5%-15%且品种数量占比60%-80%的存货分为C类存货。

  对于不同的事物对象,分类时采用的指标是不一样的。各个行业的企业往往有针对自身企业存货的特征而特制的适合本行业的分类标准。

  使用ABC分类法有几点不足:分类标准比较单一,主要按存货金额占用百分比进行分类,没有考虑到仓储环境变化、采购准备成本、供应商物料垄断等因素,具有一定的局面性。

  1.3.2经济批量法

  经济批量法是指根据单位产品支付费用最小原则确定批量的方法,又称“最小费用法”。批量大小对费用的影响,主要有两个因素:设备调整费用(即准结工时费用)和库存保管费用。生产批量的大小对成本影响较大。批量大,可以减少设备调整费用,而在制品费用却相应增大;批量小,虽可减小在制品费用,但却要增大设备调整费用。在这两种成本此消彼长的关系中,寻找两种成本和为最小的订货量,就是经济批量。

  经济订货批量模型必须要满足一系列的假设前提:

  1.企业必须可以及时补充库存,当存货需要时可以立即取得存货。

  2.集中到货而不是陆续到货。

  3.经营过程中不允许出现缺货现象,无缺货成本。

  4.需求量稳定,并且能够预测期间不可以间断。

  5.存货物价稳定不变动,现金折扣不能予以考虑。

  6.企业有足够现金来源,企业现金流不能断裂,不能影响企业采购。

  7.有稳定的市场,即确保所生产或销售的货物可以满足市场需求,不至于导致存货积压影响销售。

  1.3.3物资需求计划

  物料需求计划是指根据产品结构每个级别上的物料的隶属关系和数量关系,以完成时间为基础,以及每个物料的计划下达时间的顺序,来制定每个物料的计划。通过合理的物料需求计划,生产的所有环节都充满了合理性,同时改善了所有环节的收益。当物料消耗稳定时,此管理方法适用,但不适用于订单生产。由于计算机技术的发展,可以将材料分为相关需求(非独立需求)和独立管理需求。相关需求根据物料清单,库存情况和生产计划,根据所需物料预先制定物料的相关需求计划表,从而可以大大减少库存。其主要内容包括客户需求管理,产品生产计划,原材料计划和库存记录。

  第二章河池化工存货管理的现状

  2.1河池化工简介

  广西河池化工股份有限公司(以下简称河池化工),前身为广西河池氮肥厂,始建于1969年,1976年建成投产。1999年12月,河池化工在深圳证券交易所挂牌上市(证券代码:000953),成为广西化工行业乃至全国第一家同类型上市公司,也是河池市目前唯一一家上市公司。主要经营尿素、液体二氧化碳、液氨、甲醇等产品的生产和销售。尿素产品的经营收入占公司总经营收入的90%以上,液体二氧化碳、液氨、甲醇等产品的经营收入占公司总经营收入的10%左右。

  河池化工目前资产3.7亿元,2018年营业收入2.3亿元,生产厂区占地894亩。公司拥有两套“8.13”生产系统,合成氨产能22万吨/年、尿素36万吨/年、甲醇5万吨/年、液体二氧化碳3万吨/年、LNG(液化甲烷)3000吨/年、硫磺2000吨/年。“群山牌”尿素在广西及西南地区享有盛誉,自1995年起,连续25年被评为广西名牌产品,在广西及西南地区享有盛誉。

  根据2018年年报,其营业总收入为2.31亿元,营业成本为2.67亿元,期间费用为9200万元,资产减值损失为1.51亿元,2018年净利润亏损2.74亿元。

  河池化工从2018年6月开始暂停尿素生产线装置,并将在2019报告年度继续停产(河池化工2019年处于停产状况)。

  2.2河池化工存货现状

  河池化工主营业务有尿素、液体二氧化碳、液氨、甲醇等产品的生产和销售,公司存货呈现类别多、数量大的特征,目前公司采用传统的ABC分类法管理存货。公司存货包括:原材料、在产品和库存商品等。

  接下来从河池化工存货情况、存货资产比率和存货周转率三个方面来进一步分析公司的存货管理现状。

  2.2.1河池化工存货情况

  表2-1河池化工存货分类

  单位:元

  原材料在产品库存商品合计

  2014年120,833,315.0 9,651,717.6 29,290,572.4 159,775,605.0

  2015年96,912,097.8 11,410,945.8 69,865,318.4 178,188,122.0

  2016年30,181,174.2 339,854.5 30,521,028.7

  2017年23,875,907.0 9,599,484.6 33,475,391.6

  2018年13,662,544.1 5,257,985.7 18,920,529.8

  从表2-1中可以得知,河池化工2014-2018年存货分类具体情况,原材料金额为1.20亿元、0.97亿元、0.30亿元、0.24亿元、0.14亿元,库存商品金额为0.0034亿元、0.096亿元、0.053亿元。2014-2018年原材料库存明显下降,在产品仅2014年和2015年有余量,库存商品存量也是2014年和2015年较多,2016-2018年库存商品存量较少。2016年度存货较期初减少14,766.71万元,下降82.87%,主要是因为原材料煤和库存商品尿素的库存量减少所致。因2018年公司全面停产,2018年存货总金额较低。

  从已知数据得知,河池化工存货总量自2015年持续下降,库存减少反映了其经营情况不善。

  2.2.2河池化工存货周转率

  存货周转率的计算的两种口径:

  收入口径存货周转率=营业收入÷存货平均余额

  成本口径存货周转率=营业成本÷存货平均余额

  使用“营业收入”还是使用“营业成本”,要看分析目的。

  表2-2根据分析目的计算存货周转率

  N分析目的计算口径说明

  1判断短期偿债能力收入口径偿债发生在销售之后

  2评估存货管理业绩成本口径存货管理发生在销售之前

  3分解总资产周转天数收入口径与其他资产保持口径一致

  表2-3河池化工2014-2018年存货金额和营业收入、成本情况

  单位:元

  存货期末余额存货平均余额营业收入营业成本

  2014年159,775,604.98 179,694,882.92 555,288,426.40 755,723,063.16

  2015年178,188,122.00 168,981,863.49 622,898,214.30 626,116,640.47

  2016年30,521,028.66 104,354,575.33 398,327,942.48 457,821,030.50

  2017年33,475,391.55 31,998,210.11????????????????????????????????????????220,881,635.31 225,164,890.59

  2018年18,920,529.76 26,197,960.66????????????????????????????????????????231,109,272.85 266,834,189.37

  从表2-3中可以得知,河池化工的存货近五年不太稳定,自2014年年末存货规模为159,775,604.98元下降到2018年末18,920,529.76元,仅在2015年度和2017年度存货保持相对稳定,2016年和2018年存货金额变化较大,2018年6月起河池化工全面停产,库存产品销售以及存货跌价准备,导致2018年末存货大幅度减少。

  根据表2-3数据及使用收入口径和成本口径分别计算存货周转率,收入口径2014-2018年度的存货周转率为3.091、3.686、3.817、6.903、8.822,成本口径2014-2018年度的存货周转率为4.206、3.945、4.387、7.037、10.185。

  2.2.3河池化工存货资产比率

  存货资产比率是指存货在流动资产中所占的比重。其计算公式为:

  存货资产比率=存货÷流动资产合计X100%

  存货是流动资产中流动性较差、变现能力较弱的资产,在一般企业资产中占有相当比重。存货资产在流动资产中比重的大小,也直接关系着企业流动资产的周转速度,进而影响企业的短期偿债能力。同一企业存货资产比率的大小,与市场条件和企业的经营状况有直接联系。在正常情况下,存货周转速度快,也就是说存货周转次数多,周转天数短,说明企业的销售效率高,库存积压少,营运资本中被存货占用的比重相对较小,这无疑会提高企业的经济效益。相反,存货资产比率高会降低企业的经济利益。

  表2-4河池化工存货资产比率

  单位:元

  2014年2015年2016年2017年2018年

  存货159,775,605 178,188,122 30,521,029 33,475,392 18,920,530

  流动资产856,675,697 721,798,523 222,901,250 294,983,333 53,205,577

  存货资产比率18.65%24.69%13.69%11.35%35.56%

  图2-1河池化工存货占用资金比重

  从表2-4中可以得知,河池化工在2014-2018年中,存货数额分别是1.60亿元、1.78亿元、0.30亿元、0.33亿元和0.19亿元,而流动资产的数额分别是8.56亿元、7.21亿元、2.22亿元、2.95亿元和0.53亿元,其中存货占流动资产比例分别是18.65%、24.69%、13.69%、11.35%、35.56%。分析近5年存货资产比率得知,河池化工2018年存货资产比率过大,较大的占比严重影响了公司资金的使用效率,会导致资金的大量闲置和沉淀,给公司的财务带来了巨大的压力。所以,目前河池化工的存货管理不是十分有效,需要尽快的降低存货资产比率,提高流动资金使用效率,增加公司的竞争力。

  2.3河池化工存货管理的方法

  企业目前采用传统的ABC分类法依据存货数量和金额占比对存货进行简单的分类。企业根据原材料和库存商品进行分库管理,对于金额大、有特殊环境要求的库存进行差别管理。

  第三章河池化工存货管理存在的问题

  为分析河池化工存货管理存在的问题,选取了两家同业同规模公司(柳州化工股份有限公司、安徽六国化工股份有限公司)作比较。

  3.1原材料采购问题

  企业原材料采购量的多少将会直接影响公司的存货水平。如果在某一段时期内,采购量过多则超过了企业产品实际需求量或者公司的生产能力的话,就会有多余的原材料将会被存放在企业的仓库中从而形成企业的存货,增加了公司的存货数量,采购量过少则造成企业生产不足,满足不了市场的需求。

  3.1.1原材料采购成本偏高

  通过河池化工原材料消耗情况说明原材料采购价格的问题。

  表3-1原材料消耗情况

  金额(元)占营业成本比重

  2014年458,299,566.8 60.64%

  2015年313,077,393.0 50.00%

  2016年197,224,656.5 43.08%

  2017年153,372,417.5 69.52%

  2018年178,764,592.5 71.58%

  从表3-1中可得知,自2014-2018年间原材料成本费用占营业成本比例上升明显,2017-2018年达到94%,不难发现原材料采购问题采购成本偏高。

  原材料采购成本是一项机会成本,企业可以调节采购成本降低企业营业成本,给企业带来经济效益。而在近5年中,河池化工生产原料煤价格不断上涨,河池化工没用解决其问题,导致原材料成本费用占营业成本高达94%,生产出来的化肥产品成本费用高,与其他企业产品在成本方面拉开差距,降低了企业的产品竞争力。

  3.1.2原材料采购数量高于实际生产用量

  通过河池化工原材料剩余情况说明原材料采购数量的问题。

  表3-2原材料剩余情况

  金额(元)

  2014年120,833,315.0

  2015年96,912,097.8

  2016年30,181,174.2

  2017年23,875,907.0

  2018年13,662,544.1

  从表3-2中可得知,河池化工原材料库存量越来越少,自2014年末1.2亿元下降到2018年末0.14亿元,原材料库存量变化非常明显。原因就是河池化工生产情况不景气、计划采购量高于实际生产用量和产品成本高。

  2018年6月起全面停产,河池化工为何不采用经济批量法去采购原材料,根据需求量和生产情况制定采购计划。在2018年停产的情况下,仍保持高原材料库存,导致管理成本增加,流动资金占用量增加,给企业资金流转带来一定问题。综上所述,河池化工原材料采购数量也存在问题。

  由于企业销售部门需求预测的不准确或者对于销售市场行情的错误估计,而导致的原材料的预测采购量大于公司实际生产需求量,从而使得企业支付了过多的采购资金,一方面过多的原材料将会占据企业大量的库存容量,原材料在库导致跌价严重,另一方面,由于原材料的过多购入导致企业支付过多的资金,从而给企业财务方面也造成了一定的压力。

  3.1.3对供应商依赖性强

  表3-3河池化工2018年主要供应商采购情况

  供应商名称采购额(元)占比

  供应商A 5857.41万24.23%

  供应商B 4668.84万19.31%

  供应商C 2623.72万10.85%

  供应商D 1992.46万8.24%

  供应商E 1565.24万6.48%

  其他7467.80万30.89%

  图3-1河池化工2018年主要供应商采购情况

  从表3-2中可得知,河池化工2018年主要供应商材料采购占比达69.11%,近几年原料煤价格持续上涨,反映了河池化工对于主要供应商的依赖性比较高,若主要供应商哄抬价格,导致原料供应不及时,则严重影响企业的正常生产。

  企业目前采购部门与供大多应商有利益往来,在一定的基础上哄抬了采购价格,在中间赚取企业的合理利益。并且企业供应商渠道来源少,为了生产订单忽视了市场价格,被供应商强行买卖。企业确定核心供应商并且采取不同的管理模式,那么会对企业采购方面起到重大的帮助,优先选择一些可以长期合作的供应商,例如优先供货,缩短供货时间,优化采购价格等,同样可以避免上述的企业生产停产情况的发生。

  3.1.4存货资产比率高于同行业水平

  表3-4河池化工和两家同业同规模公司存货资产比率

  2014年2015年2016年2017年2018年

  河池化工18.65%24.69%13.69%11.35%35.56%

  柳州化工27.51%30.92%28.77%29.52%22.44%

  六国化工61.49%44.63%43.11%45.21%37.43%

  资料来源:河池化工、柳州化工、六国化工三家企业内部资料整理

  为了便于比较分析,笔者将其转为柱形图。见图3-1。

  图3-1河池化工和两家同业同规模公司存货资产比率

  从表3-4中可得知,河池化工存货资产比率在2014-2018年中,2018年达到了最大值35.56%。河池化工2018年存货资产比率与同业同规模存货管理水平较好的柳州化工存货资产比率22.44%相比、与历史时期2017年存货资产比率11.35%相比,发现河池化工存货资产比率明显高出行业平均水平。存货资产比率高说明了:占用流动资金过大,同时也不利于公司资金流转,而且存货规模越大,存货管理成本随之升高,进而会影响整体经济效益。

  3.2仓储管理问题

  河池化工仓储管理不善导致了前文所述,存货跌价准备占存货原值比例如此之高。企业生产之前需要采购原料,生产过程中将会产生在产品,生产结束后形成产成品,这些原料、半成品、产成品都会是企业的存货存储在企业的仓库中,对于这些存货究竟如何被合理的存储同样也会影响到企业的存货水平。对于化肥企业来说,化肥产品存货的存储环境是非常严格的,这是因为化肥产品化学物理特性的特性决定的,不合理的存储环境将会严重影响存货质量,甚至报废。由于企业存储环节的问题而使企业既浪费了空间资源又浪费了时间资源。

  3.2.1存货跌价准备计提比例低

  存货跌价准备占据存货余额的重要比例,衡量存货账面价值对于工业企业的存货价值具有十分重要的作用。资产减值损失是损益类科目,计入利润表,使营业利润减少。同时存货跌价准备是存货的备抵科目,存货的账面价值=存货成本原值-减值准备。存货因遭受毁损、全部或部分陈旧过时等原因导致销售价格低于成本出现减值迹象,为正确反映存货信息,需要计提存货跌价准备。如果减值因素消失或存货被生产领用或销售,其计提的存货跌价准备需要转回或结转。

  表3-4河池化工存货跌价准备计提情况

  单位:元

  存货跌价准备存货余额占比

  2014年54,367,546.85 214,143,151.83 25.39%

  2015年25,561,994.86 203,750,116.86 12.55%

  2016年1,482,279.46 32,003,308.12 4.63%

  2017年4,173,206.32 37,648,597.87 11.08%

  2018年4,164,488.13 23,085,017.89 18.04%

  从表3-4中可以得知,河池化工在2014-2018年中,2016年存货跌价准备计提数额较小,占存货比例较低仅为4.63%,在2015年和2017年存货跌价准备计提比例达到10%以上,2014年和2018年存货跌价准备计提比例近20%,不难发现河池化工2018年存货跌价明显高出正常水平。在2018年河池化工全面停产期间,存货较少,而存货跌价准备计提数额和2017年存货跌价准备计提数额相差不大,导致占存货比例较大为18.04%。

  河池化工2014-2018年存货跌价准备占存货比例中取中值为12.55%,与2018年这一比例相比,2018年明显要高于正常水平,说明河池化工存货遭受损坏、或者部分陈旧过时,也反映了化工存货管理不善,对于存货管理的要求不合格,也是说明河池化工仓储环节出现了问题。

  3.2.2库存商品仓储管理环境差

  上面我们综合分析存货整体跌价准备占存货原值的比例,接下来从库存商品这一明细说明河池化工仓储管理存在的问题。

  表3-5河池化工库存商品跌价准备计提情况

  单位:元

  原值跌价准备占比

  2014年49,196,014.63 19,905,442.27 40.46%

  2015年80,547,637.67 10,682,319.26 13.26%

  2016年339,854.45 0.00 0.00%

  2017年12,628,105.38 3,028,620.79 23.98%

  2018年7,855,587.06 2,597,601.36 33.07%

  从表3-5中可以得知,河池化工库存商品原值在2014-2018年不断下降,从4920万元降到786万元,库存商品有明显减少的趋势。而2018年库存商品跌价准备比例较高,占比高达33.07%。

  河池化工在库存商品仓储当中不够合理合情,自2018年6月河池化工全面停产,库存商品跌价严重,也反映了河池化工仓储环境不利于目前存货的管理。

  化肥产品要求在合适的环境仓储,企业目前的仓库难以做到防返潮变质、放火避日晒、防挥发损失等方面,导致库存商品跌价严重。

  3.3库存商品销售模式传统

  河池化工产品销售模式则主要采取经销和直销两种模式,一是通过有实力并有一定渠道的经销商占领市场,二是向有条件的厂家和终端客户直接销售,获取部份终端市场份额。这两种销售模式都是传统销售模式,接触客户群较少。若采用网上和电商等网络平台结合销售,将会提高库存商品销售能力。

  从表3-5中得知,2018年库存商品原值高达786万,较2017年1263万下降不到500万。结合2018年6月起全面停产,分析得知河池化工生产计划盲目,销售计划制定不合理,对于市场产品价格行情了解不清楚,购入原材料偏多,不考虑实际销售能力。河池化工生产销售库存没有数据沟通,在停产情况下,供应仍大于需求,河池化工化肥产品竞争力与其他企业有不少差距。在存货成本上升和存货跌价情况严重下,仍不打算大量外销,导致成本增加,存货价值降低。

  3.4存货管理系统的信息化进程缓慢

  河池化工对于存货管理的掌控没有实现信息化,生产部门往往不通过订单直接下计划采购,采购部门不考虑价格经济因素直接选择利益相关供应商采购原材料,仓储部门没有专业仓储人员,对于存货仓储环境管理不精细,因为季节变化和天气变化等导致仓储环境恶劣,提高了仓储成本,降低了存货价值。并且河池化工仍以传统的ABC分类法为主要存货管理模式,企业的存货盘点还是以人工盘点为主,并没有引入先进的信息技术来代替人工盘点,通常情况下是先人工盘点然后相关人员进行再次盘点与复合,最后将盘点结果输入电脑内。企业内各部门之间也没有真正意义上实现信息共享,信息的沟通与交流存在很大的滞后性。

  第四章加强河池化工存货管理的一些建议

  4.1落实存货管理部门责任

  除了企业内部基本的存货管理制度之外,河池化工还应该根据国家有关法律法规、《企业内部控制基本规范》和企业产品的特殊性,制定合理的存货管理细则,将管理细则覆盖到存货管理涉及的采购、验收、仓储、领用等各个环节,使存货管理有章可循。

  要想做到真正的落实企业存货管理的内部控制,要做的就是将部门的职权分离,让部门中的每一个人都发挥作用。

  仓储部的责任:制定严格的原材料领用制度;根据产品类型合理保管存货;对存货购入、发放、领用、退回做好详细的登记和备忘工作;做好存货数量和质量定期查验工作,妥善管理存货。

  4.2加强采购部门采购工作

  根据生产部门生产计划和订货单制定采购货物计划及明细,结合销售部门销售能力制定,不盲目采购原材料,一切采购有预算和标准。根据价格质量等因素对现有供应商招标,投标现有供应商,选择合适供应商中长期合作,及时考察市场价格,在较低价格基础上取得符合质量标准的原材料。企业确定核心供应商并且采取不同的管理模式,优先选择一些可以长期合作的供应商,例如优先供货,缩短供货时间,优化采购价格等。通过网络进行全球电子采购,网上的供应商大多具备开放的思维,企业可以从中获得大量的潜在供应商信息。重视供应商的主动接触,供应商主动地通过电话联络向厂家传递信息。不要忽视这些信息的积累,他们提供的信息至少有一定的参考价值。招聘熟悉业务、有实战经验的采购人员,即能完全实施电子化采购和传统采购的高素质采购人员,培养采购人员对市场变化的敏锐把握、与供应商面对面的沟通协调能力等方面。

  4.3加强仓储保管工作

  仓储环节应该做好库存的管理,首先,把好产品质量的验收关,物资到库后,必须经过保管员的严格验收才能入库,入库后应做好四项验收工作:即验品种,验规格,验质量,验数量;其次,按照货物的价值、重要性、规格等不同标准对存货进行分类管理;再次,严格物资出库手续,完善发放制度,严格按规章制度办事,物资出库要按物资进库时间的先后,认真执行公司存货“先进先出法”的原则;最后,定期做好存货的清理盘点工作,做好盘点记录,根据盘查结果进行责任溯源,及时发现存在的问题,及时上报解决。存放物资一般应按物资目录顺序安排仓库,并应按类别、品种、规格指定一定的地点,依次存放。

  4.4采购、生产、销售三部门数据共享

  通过“统一”采购、销售和生产业务,将节省更多的营业成本。采购环节为生产环节提供原料,生产环节产出成品通过销售部门销往国内外。加强这三部门数据共享,以求在原材料采购量合适情况下,实现产销平衡。同时,在报表开发上,通过物料或物料组,把销售订单、生产订单、采购订单匹配起来,获知实时情况,为随时调整提供数据支撑。

  生产部门要使用经济批量法进行材料预算,采购和生产部门物资需求计划合理采购原料和生产适量产品。

  4.5适应现代信息化存货管理

  将本企业存货管理的各个环节都纳入信息化管理系统,在内部进行共享各种资源信息,解决信息不对称的问题;各部门数据实现信息共享,可以及时有效地收集数据进行分析,遇到风险数据可以及时了解,分析并找到对策,以提高企业存货管理的便利性。建立以信息化为核心的现代化智能存货管理体系,合理应用信息化系统,有利于解决信息处理速度缓慢、信息质量参差不齐的问题。共享存货管理信息系统的电子信息,将供产销和财务系统的信息资源结合起来,有利于管理人员进行科学的分析,对存货管理做出精准决策。