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论文方法大全-企业采购业务内部控制存在的问题及对策分析

2021-04-20 13:44:35

  内部控制作为企业管理的一部分,企业对其重视程度逐步提升。拥有良好的内部控制制度企业即能防范经营风险、提升经营效率、促进企业实现战略的发展,又能够向市场传递良好的信息,促进企业的持续经营。采购业务作为企业经营活动中的重要一环,对企业的生产、销售以及战略性发展起重要作用。采购业务与资金的流动密切相关,而采购过程还与付款业务息息相关,在一定程度上决定着企业的生产成本,影响企业的利润。因此加强对采购业务内部控制的建设是必须施行的。本文通过调查和收集国内外文献资料来进行研究,以内部控制理论为基础,对双汇集团采购业务内部控制进行研究。首先通过对双汇集团采购部组织结构、集团采购业务制度和集团采购业务内部控制的流程的分析,发现集团采购业务内部控制存在采购人员对内部控制缺乏正确认识、原材料采购业务制度不完善和集团内外部信息沟通不畅等问题,再者结合相关理论对其存在问题的原因进行分析,最后就双汇集团采购业务内部控制存在的问题提出解决对策。

  几年来,全球经济形势越来越严峻,随着科技的发展,企业的经营管理逐渐趋于流程化和规范化,但科技的进步也为企业的发展带来越来越多的挑战,所以企业需要加强内部控制来防范和应对风险。早在2008年,财政部和证监会几个部门共同颁布了《企业内部控制基本规范》,意味着我国企业内部控制管理变得有制度可以依据。根据此规范标准,我国大部分企业开始重视内部控制建设,完善内部控制手段,健全内部控制机制。但也有一些企业没有对内控正视起来,因为内部控制的缺失,从巴林银行到法国兴业银行,再到国内四大国有商业银行接连出现问题,次货危机爆发又导致美林和花旗巨亏、雷曼兄弟倒闭。同时,“康芝药业”、“亚太实业”、“欣泰电气”等造假事件接连不断,而这些事件背后的原因是因为没有良好的内部控制制度来预防舞弊行为的发生。好的内部控制制度,可以大大降低企业内部人员舞弊现象的发生,从而为企业带来更大的利益。作为企业生产经营活动首要环节的采购业务,是保证企业生产经营正常运行的必要前提,是保证产品质量的重要环节,同时采购是控制成本的主要手段之一。但如果采购业务运行环节比较多,业务交易频繁,那么采购环节更容易产生漏洞,采购业务是企业所有运营活动中最可能出现漏洞和舞弊现象的业务之一。例如,采购人员以权谋私,弄虚作假等舞弊现象,致使企业生产停滞或资源浪费,导致企业经济受损。因此,要加强对采购业务内部控制的建设与完善。健全的采购业务内部控制制度有利于防范企业采购风险,确保采购的实物资产安全完整,节约成本,提高资金使用效率,提高企业的营运能力。本文主要研究和分析双汇集团采购业务的内部控制,并对其提出了相应的措施。

  二、内部控制基本概述

  (一)内部控制的概念

  我国财政部2008年在《企业内部控制基本规范》中指出,“内部控制的定义是指,为确保实现企业目标而实施的程序和政策,是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的,旨在实现控制目标的整个过程”[[1]张汝蒙.SH集团采购业务内部控制问题研究][1]。进一步解释为:内部控制的主体属于企业的内部人员,内部控制来自企业的内部需求,如果控制者来自企业组织外部,那么由其对企业实施的控制就属于外部控制。

  (二)采购业务的概念

  采购业务内部控制在企业采购与付款的整个环节中都有体现。采购业务内部控制的建设是为了防范采购中出现的风险,从而达到企业更好发展的目标。采购业务活动包括对物资、原材料、人才和技术的购买。采购业务活动是对实物和货币资金的运行。企业采购的工作量巨大,主要体现在采买物资的种类和数量众多,因此制定采购业务内部控制制度来预防采购中存在的隐患是企业必须要做的。

  (三)采购业务的风险类型

  采购业务过程中需要进行的流程多,采购次数频率高,容易出现漏洞。采购业务内部控制可以保证采购环节经营活动顺利进行,是实现企业经营目标的重要条件。因此,企业要明确采购业务的风险关键点。采购业务中存在的风险有:

  1.采购审批风险

  采购审批环节是采购业务的第一步,企业要建立合法合规的采购审批制度,根据采购物资的类型,划分不同的审批流程。采购业务的审批,企业对于重要物资的采购应当实行集体决策和审批制度,除这类物资以外的其他商品的采购业务审批,企业要具体根据采购的物资类型,确定相应的管理部门,授予该部门主管一定的金额的审批权,若超过采购限定的金额由部门的主管向上级批准之后进行。企业对于重要的采购业务,企业审计部门应逐笔检查,防止采购申请单与采购活动不相符等情况发生,以确保企业采购审批流程的合理规范,从而保障企业稳定健康发展。

  2.供应商选择的风险

  作为采购环节中最重要和最基础的一步——选择供应商,企业要考虑物资的价格、质量和货款支付方式等因素,从而确定最有利于企业生产发展的供应商。一般企业不够重视对供应商的选择,没有供应商评估体系和没有合理的采购模式,可能导致采购的物资质量差、价格高,使企业受到严重损失。在供应商选中,企业面临的风险主要有:企业内部人员与供应商相互串通损害企业利益和供应商提供的信息不真实有效,使企业做出错误的选择。

  3.采购验收中存在的风险

  验收环节在采购活动中占有重要地位,主要用于检测采购物资的质量水平。企业在验收过程中存在的风险主要有两方面:第一,企业验收部门员工与采购员相互串通,导致企业所采购物资的质量差,不利于企业再生产。第二,企业验收部门员工专业水平有限,不能完全辨别出物资的质量和真假情况,使得不符合企业生产要求的原材料进入企业。

  4.付款方面的风险

  采购物资验收完毕后,企业按照合同规定的条款向供应商支付货款,付款时最容易出现付款审核不严,少付或多付的情况,采购付款环节涉及企业资金的流动,付款环节出现问题会影响企业的资金周转状况。

  (四)采购业务的内控要求

  1.不相容职务相分离

  采购业务所涉及到的部门和人员众多,企业要根据岗位的需要形成内部牵制关系,不相容岗位相分离。例如:请购员和采购员相分离;审批人员和验收人员不能是同一个人。

  2.授权审批制度

  企业采购业务过程中极易发生转责和越权等情况,为避免这类现象的发生,企业应当建立和完善采购授权审批制度,严格明确相关部门工作人员的职责任务。

  3.采购预算控制

  企业采购部门在考虑产品成本、产品质量等多种因素对采购的影响后,要编制相对合理有效的采购预算计划,争取以最低的实际成本获取最多的利益的。

  4.验收付款控制

  企业要制订完善的验收付款制度,验收部收到货物后必须对照清单查看货物的数量和质量,企业可以请质检部门协助。货物验收完成后,财务部在核对合同与发票的一致性后进行付款。同时,付款必须由采购总监和财务负责人两者同时授权签字。

  三、双汇集团概况及采购业务内部控制现状

  (一)双汇集团简介

  双汇集团不仅是我国最大的肉类食品加工基地,同时也是全球最大的猪肉食品跨国公司,双汇集团在全国多个地方建立了食品加工基地和配套生产链,形成了完善的产业链,双汇品牌价值644.32亿元,连续多年居中国肉类行业第一位。双汇集团一直在为做中国最大、世界领先的肉类供应商而努力,双汇集团始终把消费者的安全与健康放在首位,生产出让消费者放心的食品。2019年7月双汇集团万洲国际入选2019《财富》中国500强,居食品行业首位,2019年12月双汇荣获“金箸奖”2019年度食品标杆企业。双汇集团一直致力于发展环保事业,严格落实国家环保政策及法律法规要求,坚持实现可持续发展。双汇集团旨在做好产品,做大品牌,做强企业,持续提供健康、安全、放心、时尚的产品,为广大消费者、股东和社会创造永续价值。

  (二)双汇集团案例介绍

  作为我国最大的肉类加工企业双汇集团于2011被中央电视台曝出其子公司济源双汇公司购买并使用含有“瘦肉精”的猪肉,事件曝光后全国上下大为震惊。双汇集团瘦肉精事件不仅对双汇集团本身造成了巨大的伤害而且对于国内肉类食品加工行业也造成影响。在事件曝出后公安部相关部门对此次事件进行严格了的调查,对涉案人员进行严格处理。此事件对双汇集团有极大的负面影响,双汇的市场受到了严重的冲击10天内损失10多亿元,并且股市损失巨大,除此之外双汇集团商誉严重受损,双汇集团几十年来细心经营的品牌受到大众的质疑具体损失无法估量。这件事情的发生提醒了我们采购环节内部控制的重要性。这件事发生后双汇集团加强了对监督环节的控制,首先双汇集团吸取以往采购环节的经验和教训自己进行生猪养殖,专门引进国外先进技术建设生产线保证能在第一时间查出问题。

  (三)双汇集团采购业务内部控制现状

  双汇集团是我国最大的肉类食品加工企业,随着经济的发展企业业务范围和生产能力不断扩大,为了确保集团经济的平稳运行和发展,要把内部控制建设作为关键性问题。多年来双汇集团内部一直有内控制度的建设,但根据研究分析显示,企业员工并没有严格按照企业的规定办事,集团内部控制的施行力度有待加强。采购部作为双汇集团的重要部门,其内部控制建设是否合理以及执行是否有力对企业运营发展有重要作用。

  1.采购部组织结构

  双汇集团采用事业采购部的管理模式,各部门自己的采购管理机构。采购部作为企业的重要部门,其内部控制设计是否合理以及执行是否有效对企业经营来说至关重要。双汇集团采购部最高领导是采购总监,负责主持采购部的全面工作,提出与公司相关的采购计划,上报给总经理,经过总经理审核后,组织实施并要确保各项采购工作完成,并且指导并监督下属开展业务做好工作。采购经理主要负责编制采购计划以及采购审核预算,配合质量部、运营部与仓储部进行采购产品的验收;采购主管要及时向销售部提供新产品目录及样品并跟进销售部新产品进度;采购专员主要负责收集产品信息、联系新产品和与供应商约定谈判时间。合同主管负责业务范围内的文件的编写和变更,本部门使用的文件和资料的收发登记、整理、编目、归档、保管;采购办公室主要负责评估供应商的资历以及控制采购成本。双汇集团采购部组织结构如图1所示:

  图1双汇集团采购部组织结构

  2.双汇集团采购业务制度分析

  (1)采购交易模式:交易模式会影响企业对供应商的监管和控制,流通环节过多会降低企业对供应商的监管力度,增加企业的监管成本。像双汇集团这类食品加工企业与散户农民之间的交易之中一般都有中介,这样方便了企业与农民之间的交易,但这种交易模式会增加流通环节,可能造成交易双方的信息不对称,同时也增加了监管难度。双汇集团每年大约需要5000万头生猪,而集团自建的养猪场对生猪的产量不到50万头。双汇集团自养猪的比例占全年需求量的比重不到1%,因此双汇加工食品所需的原材料绝大多数需要对外采购,这就与企业供应商产生联系。双汇的供应商,绝大多数为散户农民。为了使双方交易更加便利,在交易过程中出现了生猪经纪人这样一个交易中介。由于供应商过于分散,即便生猪肉出现问题企业也很难追究出具体责任人。双汇集团采购模式如图2所示:

  图2双汇集团采购模式

  (2)对采购原材料的检查:为保证原材料的安全性首先要对原材料进行检测,双汇集团运用科学合理的抽检体系以及抽检方法对购进的生猪肉进行检查。由于检测需要一定的时间,但是原材料都有一定的保质期,一般的食品加工企业都是抽取一定的比例对原材料进行检查,但是双汇集团在发生瘦肉精事件后,双汇集团采取头头检验的措施,每头生猪都要经过18道检验程序,双汇集团每年需要检验的猪大约5000万头,这也是双汇集团的一大特色。这样可以保证采购的生猪的安全,但极大地增加了成本,大大降低了企业的生产效率,工程量相当大。

  3.双汇集团采购业务内部控制流程

  双汇集团的采购业务包括许多重要的环节,分别是请购、选择供应商、合同审批、验收入库、财务审核和付款环节。接下来将重点介绍双汇集团采购业务其中的几个环节:

  (1)请购审批环节:双汇集团采购部本着提前计划、提前编制、提前落实的原则,在进行采购时都要提前立项申请。首先,编写请购计划,请购计划由专人编制,采购部会根据以往季度商品销售情况,由预算人员估算出需要采购的原材料的数量,同时要确认库存数量,从而确定实际需要的采购量。审批时采购部要把请购单提前10日采购采购经理审批,之后送至采购总监处,最后上报总经理。采购部人员把所需原材料列明清单,按照正确格式填写为获取这些材料的相关单据的过程。其次请购时应当按照请购单上的内容完整、清晰地填写,填写完毕公司领导审核并及时交给采购部门。然后请购部门让采购部门接收人在接到请购单时进行签收。在请购时应当注意请购内容要符合采购规定,对于急需采购的材料优先进行采购。

  (2)选择供应商环节:在选择供应商方面双汇集团一贯保持三公的原则。双汇集团采购部对供应商管理有非常严格的流程和制度,双汇集团供应商管理主要在于供应商的选择与评估,采购部门根据企业对所需材料质量和价格等方面的要求,采取科学的方式对供应商进行全面评估,从而选出几家合适的供应商,选出符合要求的供应商之后,双汇集团采购部会有采购专项小组专门对供应商进行招标。首先,由采购专项工作组协商采购相关事项,其次由采购部负责人集中组织供应商进行招标,通过采购专项组开标、唱标、评标一系列活动。最后,由采购主管将排名第一的供应商上给总监,经由总经理审批后公开结果,在此基础上签订采购合同。双汇集团采购部业务员会和供应商定期联系,了解供应商的实时状况,如果存在供应商产品不合格在报告上级并经过审批后要选择新的供应商。

  (3)订立采购合同:在决定与供应商签订合同前,应明确产品的价格和质量是否合格,要经过考察之后签订采购合同,合同应注意采购物品的价格、采购数量和物品种类同时合同要连续编号并且以书面形式,签合同时采购总监和供应商须同时在场。。

  (4)验收、入库、付款:采购管理员对货物进行验收。首先,判定材料是否符合质量要求,对于不合格的材料即可退回,把合格的物资列明根据名称、类型、数量并清单。之后,对照订单一一核对,若订单上没有的物资不得签收,验收完毕,正常货物交给仓库管理员进行记录和保管或使用。部门定时对生猪存储环境进行管理检查,并且每月对生猪的健康进行检查,若发现病猪要及时进行隔离处理,保证进入生产加工的全是好猪。企业在确认采购商品的合格性无误后应及时向供应商付款,同时对于付款的过程,应当进行跟踪控制管理,发现异常应拒绝付款。首先,采购员要在付款申请单上标明供应商的情况和所采购材料的基本信息。其次,付款申请单经采购总监签字后转交给财务部,财务部人员审核无误后,财务会计签字后交由经理审批签字盖章,最后付款。

  双汇集团采购业务流程如图3所示:

  

  

  图3双汇集团采购业务流程图

  四、双汇集团采购业务内部控制存在的问题

  (一)双汇集团采购业务内部控制存在的问题

  1.采购人员对内部控制缺乏正确认识

  采购业务是企业经营业务的首要环节,它关系着产品的质量与销量,与企业未来的发展有很大影响,在企业实施战略中占重要地位。双汇集团管理层现阶段更重视销售,没有正确认识企业经营活动中各个业务的重要性,更加注重追求市场利益,降低生产成本,从而忽视了采购业务,使得采购业务相关制度不健全存在风险。我国有许多企业,包括双汇集团自上而下都没有正视内部控制管理的作用。采购业务内部控制制度施行的强弱来源于采购人员对其的认识,企业的营运效果也与采购业务内部控制有直接关系。根据研究发现双汇集团管理层和员工在对内部控制的重视程度上都存在问题,如图4所示:

  图4双汇集团人员对内部控制的重视程度

  从图中可以看出集团上下对内部控制重视度不高,大部分管理层都对内部控制有一定的认识而内部控制的重要性在普通职员身上并没有体现,说明双汇集团内部控制并没有真正贯彻施行。往往企业经营者会更看重企业的利润,从而忽视了企业的内部控制管理,使得企业的生产经营都受到了不良的影响。双汇集团采购业务内部控制制度构建时间较短,而且集团的采购人员大部分是老员工对新的制度接受程度较慢,员工短时间内体会不到内部控制对企业发展的益处,这导致许多员工对内部控制缺乏认识。也有员工认为内部控制对业务开展造成阻碍对业绩产生影响,采购员为了业绩会忽视采购业务内部控制的作用。

  2.采购岗位设置问题

  双汇集团采购部门设有采购总监、采购经理、采购主管和采购专员4种职位。其中采购专员有多名,存在职责分工不明确、岗位设置缺失、不相容职务等情况。为解决采购部上述问题,企业应依据自身发展需求制定员工岗位职责制度。岗位职责制度应强调不相容职位相分离,采购业务的重要环节不能由同一人办理,避免一人多岗的情况。如请购与审批、选择供应商与签订合同,这些职位要保证不能由同一人担任。建立岗位职责制是为了减少企业采购业务风险和减少舞弊行为。

  3.供应商管理存在风险

  根据双汇集团年度报告得出,仅仅是双汇集团的前五名供货商的年度采购额占比就达10.14%,并且这几位供应商采购额中关联方采购额占年度采购总额比例的6.29%,前几名所涉及的采购额就如此大,可想它对采购成本的影响有多重,双汇集团应注重对供应商的管理加强采购业务的内部控制,预防采购风险。双汇集团前五名供应商如表1所示:

  表1双汇集团前五名供应商

  序号 客户名称 销售额 占年度销售总额比例

  1 漯河汇盛生物科技有限公司 394011452.66 0.81%

  2 客户二 193628029.75 0.40%

  3 客户三 185252955.80 0.38%

  4 客户四 175410649.09 0.36%

  5 客户五 151209860.04 0.31%

  合计 —— 1099512947.34 2.25%

  数据来源:双汇集团年度报告

  导致供应商提供的商品质量没有保障的直接原因是供应商资料不齐全,从而影响企业的生产,给集团商誉及经济带来的损失。采购部门员工反映,有时供应商增加相关信息而企业并不能及时补充,不能及时掌握相关行业供应商的信息。在双汇集团采购业务内部控制管理中,对供应商的选择要经过提交经审批后的采购计划,采购业务员从质量和单价等多方面对供应商进行考核,最后选择出最符合要求的供应商从而建立合作关系多个环节。双汇集团采购业务内部控制中有关于供应商管理的制度,但被执行过程中出现了考核指标不明确,考核流程形式化等问题,采购人员没有认真贯彻执行相关制度。

  4.入库验收环节存在问题

  双汇集团在入库验收中有严格的检测体系,每头生猪都要经过18道检验程序,在发生瘦肉精事件后双汇集团采取对每头生猪都进行检测的方法,而双汇集团每年采购的生猪超过5000万头,每头检测虽然可以保证采购的生猪的安全性,但却极大地耗费了极大的时间成本和经济成本,同时也降低了企业的生产效率。

  5.集团内外部信息沟通不畅

  采购业务与企业经济有密切关系,双汇集团采购业务制度在一下几方面可能存在一些问题:首采购业务与供应商直接相关联,采购人员很容易受到利益的驱动,向同一家或熟悉的供应商订购货物,很容易发生相互勾结的现象,从而损害集团利益;其次,有些商品和货物需要专门有专业知识的采购员进行采购,而双汇集团在这方面并没有明确具体的规定,从而不能最大效率的提高采购业务水平;最后,有些业务属于赊销预付业务,预付款项的大量支出容易造成资金不足,同时应收款项的收回与否也存在重大风险,双汇集团采购部并没有专门人员负责此类事项,采购业务作为经济业务的主要环节非常重要应该而双汇集团作为食品行业的领军企业应该做好此项业务,最好做到岗位不相容并且职责分明。双汇集团内部人员有将近75%表示企业各部门之间信息沟通效果不佳及时获取信息并有效的与上下级沟通对企业来说非常重要。信息沟通渠道不畅通会对企业生产经营活动的开展造成不良影响。通过对双汇集团采购业务内部控制的信息与沟通方面进行调查发现双汇集团现有的信息系统已不能完全适应采购业务发展的需求这导致双汇集团内部信息沟通不畅,具体表现为:企业信息系统不完善,信息系统主要用于业务数据输入输出、处理和控制,具有庞大的网络信息体系,而双汇集团只有一个财务软件系统,不可能达到信息沟通畅通,同时,双汇集团采购业务在预算、询价、付款和验收环节中对信息化的要求越来越高,没有高水平的信息网络化的支持,企业采购业务很难完善。双汇集团内部沟通情况去图5所示。

  图5双汇集团内部信息沟通情况占比

  采购部人员表示双汇集团采购部对供应商的沟通程度不够深入。企业采购部门与供应商之间的联系不多,连接人员固定且沟通渠道单一,致使企业不能在第一时间了解供应商的产品质量和产品状况,而供应商也不能及时了解企业的需求。经研究发现,超过70%的采购员不了解供应商产品的状况,超过50%的供应商对企业的要求不清楚。供应商与企业之间沟通不及时会影响企业的采购成本和采购时间,长时间的话还会影响企业的经营效益。双汇集团与供应商沟通情况如图6所示。

  图6双汇集团与供应商沟通程度占比图

  (二)双汇集团采购业务内部控制存在问题的原因

  1.集团内部控制管理意识淡薄

  内部控制对各业务活动有重要意义,企业在面临潜在的风险时可以通过提升内部控制的合格性来消除可能存在的隐患。每位员工都是企业组织中的一部分,双汇集团内部控制的发展离不开集团中的任何一人。企业内部控制制度施行的好坏与企业内部控制管理意识高低密切相关。

  首先,双汇集团是业务扩张期,企业理念更加强调和注重业绩和效率。管理层注重的是个人利益和业绩,对内部控制重视度不高。员工受领导的压力为了完成任务不遵守公司内部控制制度从而忽视采购业务开展的合规性。管理层为了使员工有更好的业绩,对于他们没有遵守内部控制制度的行为会忽视,许多管理人员只把眼光局限于当前利益,没有想到公司的长久经营发展。其次,集团内部控制管理意识淡薄导致公司相关部门对员工的培训不到位。经过调查发现,企业在员工入职的培训内容仅仅包括:集团的发展历程、集团的组织结构和部门岗位职责,几乎不对企业内部控制制度进行介绍。企业内部各部门也很少进行培训,采购部门很少组织采购人员定期开展采购业务制度培训工作,因此采购业务员在采购过程中总是发生违反采购业务制度的行为。综上所述,可以看出双汇集团内部控制管理意识比较淡薄。

  2.采购业务制度不健全

  采购业务制度有助于降低采购风险,实现经营发展的效率和效果。采购业务制度是指企业在采购过程中应遵循的规章制度,严格按照制度要求的流程进行采购,这样不仅能够保持企业采购活动的正常进行并且一定程度上可以降低采购成本有助于企业经济的发展。双汇集团采购过程中出现问题,其根本原因在于制度不健全。双汇集团在设立了独立的采购部门后就建立了采购业务管理制度并且条例众多,双汇集团的制度虽然比较多,但却凌乱无章法,很难形成一套完整、连贯的采购体系,多年来采购部门使用的采购制度未发生大的改变双汇集团采购业务制度并未重新设立。近几年,公司的经营管理模式都作出了几次相应的调整,而采购业务内控制度却没有太大的变化,以至于采购制度与企业的经营状况在有些方面有出入,但是双汇集团采购部并没有重视和解决这个问题,因此导致企业的内部控制出现问题。双汇集团应该多了解采购业务内部控制制度确保制度可以使用于企业。

  3.内部监督的原因

  双汇集团内部有关于内部监督的相关制度,企业内部也设有监察部门,但检察人员并没有严格遵守岗位职责,也没有严格按照制度及时纠正企业内控问题。

  首先双汇集团采购部审计人员有许多是从其他部门借调的,没有充足的职业胜任能力。企业内部审计人员对采购业务的了解情况不是十分详细,因此很难真正发现采购业务中存在的纰漏。其次双汇集团审计人员在制定监督计划时,审计要点不突出、审计时间安排不合理。审计人员只制定了审计基本框架,而对各业务环节没有具体的计划,如采购环节的审计制度就没有细化。采购业务的审计工作如果没有完整细致的计划安排,可能会在审计中抓不住审计重点和难点,难以发现舞弊现象。

  五、对策分析

  (一)加强对双汇集团内部控制的宣传和培训力度

  双汇集团采购业务中出现的问题与内部控制相关,因为管理层对内部控制不重视导致员工忽略了内部控制的重要性。企业要想发展的更好,就要让所有员工遵守内部控制的相关规定,然而要想让员工认真贯彻落实内部控制的具体规定就必须让他们从心里意识到内控思想的重要性,并且对员工进行培训。

  1.召开员工大会做好宣传工作

  双汇集团应当定期召开员工大会,做好内部控制制度的宣传工作,加深内部控制在员工们心中的印象。大会的目的是为了让员工重视内部控制的重要性,让他们知道双汇集团必须要遵守相关制度。在大会上要征求员工的意见制定内部控制制度,通知下达员工遵守相关制度并不定时进行考察。为了了解员工对内部控制制度的学习程度,管理层应当制定相应的奖惩标准,应当每月召开制度考察大会。

  2.组织员工进行内部控制培训

  要想使员工在工作中严格遵守公司的规章制度就要先让规章制度深入人心,这样就要对员工进行培训。企业人力资源部应当制定详细的培训计划,首先,要求新招入职员工必须参加培训后才能上岗,尽快的让员工熟悉内部控制制度和业务内容,培养他们的工作能力。为了使员工能够认真对待培训企业要制度严格的培训计划,监督人员应当要求每人必须出勤让入职员工进行签到,并且为集中员工的注意力在培训期间进行提问抽查。其次,对于老员工,企业要应该定期培训不断引进新的知识,提高员工对内部控制的重视度。为了让员工明白内控对企业经营的重要,真正从内心重视内控制度,对于培训的内容企业应主要针对内控制度的理念和内部控制的防范措施进行讲。双汇集团要努力做到培养员工的合规意识,营造良好健康的企业文化。

  (二)优化内部环境建设

  1.优化组织机构设置和权责分配

  科学合理的组织结构是企业稳定发展的基本,双汇集团在规划设计组织结构时应当从决策、执行和监督三方面进行划分,对有关部门增减变动。双汇集团处于企业高速发展时期企业的业务在不断扩展,采购的类别也不断增多,企业采购部门内部要建立流程机构,对于采购业务各个流程都要有相应的负责人,采购部门内部要设立独立的监督机构用于监督采购业务流程的实施。同时,采购部要根据采购活动业务量,充分利用人力资源,合理配置相关采购人员。双汇集团采购部没有对具体人员的岗位进行详细描述,对此企业应及时对涉及采购的有关职能部门的日常工作进行梳理,设定采购岗位名称,明确岗位职责,在此过程中要注意岗位职责相分离做到相互牵制,审批与采购不相容,库存管理与会计记录不相容等。另外,对于每个岗位都要编制岗位说明书,明确各个岗位职责,确保采购人员上岗后能快速投入工作。

  2.建立良好的企业文化

  采购部门的员工薪酬并不是特别的高,但却是内部人员竞争的岗位热点,这是因为双汇每年所需原料众多有的供货商为了产品售给双汇和采购人员勾结会给予采购员一定的回扣。回扣在许多公司都存在,这是采购员获得利益的一种途径,对于我国的商业环境回扣现象存在明显。双汇集团采购部也存在这种行为,为了避免损害公司利益,集团内部应注重对员工道德观与价值观的引导,营造良好的企业文化氛围让员工有意识的维护企业利益。

  (三)采购业务内部控制体系的完善

  1.建立健全预算控制制度

  对于双汇集团采购业务内部控制来讲,完善采购预算管理体系可以改变采购部门目前预算编制不合理不准确和采购计划与实际需求有偏离的问题。双汇集团采购部应当建立专门的预算组织机构用来执行采购预算的具体内容:编制、执行、控制和评价。由于预算过程比较难企业可以设立预算机构委员会,委员会主要负责预算的确定与执行,主要用来处理预算编制过程中存在的问题。在预算编制中应遵守管、编一体的原则。预算机构委员会下发编制预算的通知,采购部门根据实际需求情况和剩余存货编制采购预算表交由机构委员会审核,做出决策最终确定并执行,在采购过程中也随时做好预算的准备,充分发挥采购预算计划的职能。

  2.完善原材料供应商的选择

  原材料的价格和质量很大程度上受供应商的影响,如果原材料出现问题,那么企业的产品就达不到标准,企业的生产经营会受到很大影响,企业需要建立供应商管理体系来降低采购风险。双汇集团现有的供应商档案管理制度有缺陷,为了弥补其不足,企业要及时更新和完善供应商管理档案。双汇集团采购部员工应定期更新供应商档案,对于档案缺失的供应商,采购人员应及时和供应商联系尽快补全其资料,并出具资质证明,若资质证明丢失,应当让其提供缺失情况说明书。企业应定抽查供应商的产品质量,如果供应商违反规定提供虚假材料,要及时与责任人联系,力争把不合格的供应商一次性清除。同时,采购部要建立供应商实时更新系统,掌握供应商的最新信息,便于挑选质量上乘的供应商。

  3.加强验收入库环节

  为了确保入库物质数量的准确和质量的完好,企业需要加强对验收环节的检查。双汇集团采购的很多是肉类食品,验收是检测产品安全的重要手段,对于采购业务的整个过程具有重要的意义。采购部门在验收环节应设立相关专职人员,原材料采购到货后要按检验流程进行验收并拿出验收合格证,证明材料合格后入库。若出现不符合要求的情况,应及时向采购部汇报,要及时查明原因找出解决办法。

  (四)完善信息与沟通的控制

  1.加强信息化系统建设

  双汇集团在信息与沟通方面存在一些问题解决这些问题,企业要加强采购过程中的信息与沟通,企业可以通过信息系统来优化企业的信息沟通能力。双汇集团内部应该建立相互统一联系的公共邮箱系统或可以先购入市场上应用比较广泛的自动化办公系统,从而建立企业信息平台,将采购业务的具体流程在系统中做深度开发,这样使采购业务更加清晰透明采购效率也会大幅提升,并且系统能实现自我监控,减少内部控制漏洞的发生。此外,智能手机的使用已是普遍现象,企业可以使用手机微信群、QQ群或购入采购业务相关的手机办公软件来保证采购部员工可以随时随地的交流,这样即可以节约成本又可以使采购信息传递不受时间空间的限制。

  2.完善信息收集与沟通机制

  信息沟通对企业的业务发展十分重要。双汇集团在加强信息系统建设的同时也要完善企业内部信息传递机制,特别是采购部门。在采购的过程中,企业尽力捜集有效的信息并进行良好沟通做到成本最小化,做到使企业利益最大化。在搜集信息时应关注的内容有:原材料的价格、市场的供需情况、各个供应商的材料情况以及我国对农产品优惠的政策所处状况;材料收集的渠道有很多如:头条、微博、手机软件和专业组织。除此之外,双汇集团在预付款项、合同签订、合同纠纷处理等方面应强化与供应商的联系。采购业务的顺利与企业的信息沟通有密切关系,因此双汇集团要注重企业内部信息与沟通的建设。

  六、结论

  内部控制作为企业规避风险的一种有效方法,有利于企业长远的运营,采购业务在企业的生产经营中具有重要的位置,其内部控制的有效实施对企业有着重大影响。合理有效的内部控制体系是保证企业稳健发展的前提条件。

  本文通过研究内部控制的相关理论知识和结合国内外学者的研究成果为基础,通过运用案例分析以及文献研究等方法,以双汇集团采购业务的内部控制为研究对象,发现双汇集团在采购过程中存在的问题,并提出对策。首先,介绍了企业内部控制的目标、原则以及五大构成要素,为下文做铺垫。其次,对双汇集团采购业务内部控制现状分析以实际数据及制度为依据,介绍了双汇集团的概况、该集团采购业务的基本流程和采购部门的组织架构等情况。再者,研究了双汇集团采购业务内部控制存在的问题及产生原因,主要从采购人员对内部控制缺乏正确认识、采购业务内部控制制度不健全、集团内外部信息沟通不畅几方面介绍。最后,对双汇集团内部控制面临的问题提出解决方法,主要从加强员工对内部控制重要性的认识、健全企业内部控制制度、优化企业内部环境等几方面入手。

  本文所提出的观点大都是通过对相关文献的阅读和对年报的分析得出的。同时,本文只研究分析了双汇集团采购业务的内部控制,整体性不足,受篇幅的限制不能深入了解。因此,内部控制的真正实施还是要在企业的运营过程中结合实际情况不断摸索。最后,希望本文能为今后的采购业务内部控制提供研究方向,对其他同类型企业有借鉴意义。