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论文方法介绍-H公司中压开关产品采购管理流程优化研究

2021-03-26 09:32:34

  1.1研究背景与动机

  近年国家提出了《中国制造2025》发展战略,推动了制造行业进一步的优化发展及产业升级,而供应链的竞争已经逐渐演变成了企业决胜的关键要素。采购管理作为供应链管理中关键一环,已经引起了许多企业的关注。所以企业可以通过优化采购业务流程,提升企业在市场中的竞争力。同时,随着全新思想的管理方式孕育而生,企业的采购管理工作也面临着新的挑战,因此,企业不但要与时俱进,学会使用现代化采购工具,而且要优化采购业务流程、提高采购人员技术、改善采购报价和成本管理水平。

  采购并不是简单的买卖活动,而是企业生产经营活动中的一部分,是企业内部业务流程的重要组成部分[1]。而企业为了能够更好地应对产业结构的变化、技术地提升及市场的竞争,必须不断地对原有的业务流程模式进行优化,并顺应电子信息技术和互联网技术进程不断加快的这样一个大背景,从而做出一系列的变革和改善,尤其是在《中国制造2025》发展战略的背景之下。因此,采购管理方法的发展迫在眉睫,改进更涉及管理结构的重新搭建、管理制度和方法的改进等方面的问题,这也是采购管理研究的重中之重。是故,选定以H公司(研制大型电站设备)中压开关产品采购管理流程优化为题进行研究,期能了解目前国内外企业采购管理发展的趋势及流程优化的科学手段;并通过相关理论探讨,对H公司(研制大型电站设备)中压开关产品采购业务流程中的问题进行分析和改进,且形成规范的流程图以提升效率,及对比优化前后的关键点;最后为H公司(研制大型电站设备)中压开关产品采购流程提出优化建议,促进H公司在《中国制造2025》发展战略下建立厚实的经营竞争力,赢得更为广阔的生存和发展空间。

  1.2研究目的

  在企业的经营发展中,影响企业生存与发展的因素有很多,比如采购管理,人员管理等等,本文主要对企业的采购管理这一问题展开研究,本文选取H公司作为研究对象,对其中压开关产品采购管理现况,采购管理存在的问题进行研究,从而提出优化建议,主要旨在了解以下问题:

  (1)H公司采购部门及采购管理情况是?其中压开关产品采购管理流程是?

  (2)H公司中压开关产品采购管理流程存在哪些问题?

  (3)通过相关调研与分析结果,提出H公司中压开关产品采购管理流程的优化建议。

  1.3研究流程

  首先确立研究方向以及目的,通过学习和梳理相关文献资料,结合采购管理流程优化的相关知识,开始逐步探讨流程管理的现状。在写作过程中,灵活运用采购管理、流程管理等理论知识,并且以H公司为研究对象,分析其采购管理的基本情况,以此来总结出公司采购管理流程存在的问题,最后为公司提出合理的优化建议,具体流程如图1所示。

  图1研究框架

  1.4研究范围与限制

  由于研究的成本与时间的限制,且实习城市位于四川,为方便研究调查,因此研究选定同样位于四川的H公司作为研究对象,希望能在短时间内将论文顺利完成,并提出优化H公司中压开关产品采购管理流程的建议,贡献专业所学。

  2.H企业简介

  2.1H公司介绍

  1965年重型制造企业H企业成立于成都,H企业是H集团旗下的全资子公司,与H投资发展有限公司共同组成H集团。在2006年,H集团通过体制改革,成为了国有股份制公司。H集团是我国在四川建设的重点单位,是国家目前能够独立开发和研制大型电站设备的实力骨干企业,位于四川省。

  H集团在发展的四十多年以来,历经了重重困难,但H企业团结一切能团结的力量,从无到有,从一家小企业逐渐发展成为一家知名的国有企业,全年的生产总值一度达到两百多个亿,从单一产品生产逐渐扩展覆盖火电、核能、军工等多产品生产领域,同时在核电发电设备的制造上有着全国领先的技术和能力,受到国内外同行的好评和顾客的信任。

  H集团对中压开关设备的采购,主要应用于研制大型电站设备,中压开关设备的作用是在电力系统进行发电、输电、配电和电能转换的过程中进行开合、控制和保护。

  2.2H公司采购的介绍

  H企业在项目采购采购的管理上,已经相当成熟,并拥有自己的一套项目采购流程与制度,对公司的采购的相关工作都有了详细的规定。H企业的各个项目是按照集中化的采购模式,各项目中不设立独立的采购部门,H公司的采购部门负责所有项目的采购任务,因此介绍H企业的采购现状。

  2.2.1采购相关部门

  要完成物资的采购任务,需要H企业不同部门的协作,各自完成本部门的本职工作的同时,也要加强沟通交流,确保不同部门工作之间的衔接到位。H企业的采购相关部门有很多,比如有物资管理处、采购部门、招标办公司、财务成本部门、质量监管和审监处。下面就这些相关部门做少许相关介绍。

  物资管理处其职责主要是管理物资,其通过对物资的有效管理,达到成本降低、资金周转加快等目的,同时也是管理好企业库存不可或缺的部门。H企业物资管理处的职责主要有制定相关物资清单,物料的统计,并下达到其他部门以及物资清单的考核等,做好市场预期评估,并将相关物资的需求与市场对接,让采购任务能够正常运行。负责编制生产所需物资的年、季、月度采购计划;协调相关部门的工作、会纪要和生产上的相关调度指令等。

  采购处负责收集各位物资的价格信息、供应商信息以及市场信息,根据物资管理处下达的采购计划制定并上报招标申请、制定招标文件、组织内部议标、签订商务合同、合同执行、参与供货商资质论证和采购物资询价等。同时也要负责特殊物品的采购,比如负责进出口采购业务中的翻译、报关、组织商检、进出口业务统计。

  招标办负责制定H企业投标管理制度,对招标的过程及规则做严格的限定。根据物资管理处的采购计划,制定年度的工作计划,拟定招标方案,编制招标文书,组织招标会议,进行发标、开标和评标等工作。招标办一方面接受物资管理处的采购计划物资的招标工作,同时也根据采购部门上报的招标计划和招标申请,按照相关规定负责招标的组织实施。

  财务处主要负责采购物资价格控制、审定采购物资合同价格、合同付款等,一个完整的采购计划是需要财务部门提供采购预算后方能执行的。

  质管处主要负责供应商交付的货物的质量检验、质量检测等。通过质量检测的结果从而收集供应商提供物资的质量报告,就为评定供应商的等级提供依据。

  审监处主要负责整个采购流程的控制与监督,并开展专项审计工作。

  2.2.2采购管理

  H企业为了加强对物资采购工作的管理,规范采购的流程程序,H企业结合自己自身的实际情况,制定了一系列的规定。约束员工而形成物资采购的基本规范,确定符合本公司的采购管理的操作程序。以下就H企业的相关规定做简要介绍。

  (1)四个基本原则

  计划、价格、采购相互分离并又相互制约;统一决策、分不同的类别和不同的层次实施;保持采购的效率与项目成套的一致性、以成本最低为目标的原则;权限明确,公正公平、监督制约、责任清晰、奖惩严明的原则。

  (2)采购计划的编制工作程序

  物资管理处负责编制生产所需物资的年、季、月度物资采购方案,工具处负责编制标准工具和非标准工具、专用特殊材料、工装、模具毛胚的采购计划并提交采购处组织实施;其他通用性原材料,由工具处向物管处提物资需求计划;装备资源处负责编制设备及设备配件的采购计划并提交采购处组织实施;其他通用性原、辅材料,由机修分厂向物资管理处提物资需求计划。

  (3)采购方式

  采购归口管理部门根据具体情况,按照需采购物资品种、需求时限、供方数量、资金金额等选用对应的采购方式。分为三类,即招标性采购、议价采购和简化程序采购。

  (4)签约与履行

  采购处按照规定与供货商签订书面合同,采购合同付款时,采购处应附合同交资产财务处审核,由财务处根据付款计划付款,采购出按照合同的要求和本公司的规定,负责合同的执行的相关工作,包括合同的跟踪、协调以及解除合同等,同时采购合同及其相关资料由采购归口管理部门整理,归档被查。

  (5)入库与出库

  在采购物资的交付过程中,经入库相关部门的入库手续,按照H企业的相关规定进行检查或验收。一是产品类物资有质管处负责检验或验证,产品达到要求的才会办理入库手续;二是非产品类物资,有接受单位负责对其规格、型号、数量、外观质量以及理化指标等进行检验行业验证。检验合格后,检验人员在“材料接受单”上盖章后才能办理入库。三是质量检验或验证人员应当严格按照标准和程序进行检查或验证,并对检验或验证结果承担责任。

  2.3H公司中压开关产品采购管理流程

  H企业中压开关产品的采购流程如下:首先由仓库和生产车间核算库存,制定出中压开关产品的需求计划,然后由计划员制定出中压开关产品的采购计划,提交到上级部门看是否可行,如果可行就交由采购员选择合适的供应商,根据中压开关产品的采购计划和供应商的报价确定数量、报价和付款方式。如果可行就提交上级部门审核,最后就由仓库保管员和质量检测员分别对中压开关产品的数量和质量进行验收,最后,材料入库,整个采购过程完成。

  图2产品采购流程

  H企业中压开关产品的采购流程还是沿用集中化的采购模式进行,主要是通过生产的需求,采购部门进行制定采购计划,并实施采购任务,通过跟踪、检查、监督等步骤保证采购的顺利进行。对H企业的项目采购管理则可由下图3简单表示。

  图3采购管理部门示意图

  从图3可以看出,H企业在(研制大型电站设备)中压开关产品采购流程中,主要是以物资采购处、财务处、采购处以及质管处等部门为管理机构,分别管理采购流程中不同的环节,如物资采购处主要负责中压开关产品的年、季、月度的采购计划;采购部对公司年、季、月度的采购计划付诸实施;财务部对中压开关产品采购所有的预算进行整理和决策,使采购预算资金不能超过可以使用的最大限额;质管处主要负责对采购清单上的中压开关产品的材质、数量等进行考核和比对。

  H企业在这样的管理部门格局的情况下,依然采用的是传统的采购管理流程,也是大多数国营企业所用的采购套路,呈现各个部门的权利平衡。所以H企业的业务采购流程是依据订单来进行采购,先通过订单制定出的公司年度、季度综合经营计划;公司年、季、月度的生产作业计划、物资近期库存报表以及产品综合零件明细表等,再对计划审批,进行实施采购。

  H企业的物资管理部门或者各个分厂机构等制定出采购计划,通过公司年度的采购数量以及资金的限制,做出采购计划的审批工作,审批下来的采购计划确定采购方式进行采购,同时也对合格的分承包方进行管理,并与采购文件共同作为采购方式选择的标准;在经过一系列的评估商议后,选择合适的采购方式,选择供应商,采购部门并与供应商鉴定合同;等到交货日期,采购部门分别对产品进行检查、入库、登记等。

  3.研究方法

  文献研究法:通过阅读、收集和整理相关方面的文献资料,立足于公司的现实情况,将基础理论与实际情况相结合全面深入去分析采购管理发生问题的原因,提出采购管理的优化解决方案和相关保障,这是本文的主要写作思路。

  实地调查法:本论文结合实际案例H公司的管理现状作为的研究的对象,分析采购管理的差异,在激烈的市场竞争中为公司根据总体战略覆盖到采购部供应管理方面的战术搭建框架提供帮助。

  论文从公司的采购现状分析入手,系统的分析了企业在供应商挑选和管理、供应商考核、库存管理等方面存在的问题,并对问题提出建设性的解决意见,希望可以进一步使企业的采购管理系统得到完善和优化。

  4.理论分析

  4.1采购管理

  4.1.1采购义函

  采购是企业向供应商购买商品的一种商业行为,企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购获得的,采购是企业物流管理的起始点[2]。做好企业的采购管理,能保证供应产品的质量,减少库存,降低采购成本,提升企业在市场上的竞争力[3],研究显示制造行业原材料和服务的采购成本占到了总成本的50%-80%,带来产品质量问题的30%来自供应商,影响准时交货问题的80%来自供应商。可见,采购不仅是供应链管理中非常重要的一个环节,而且是企业成本管理中最有一价值的部分。

  4.1.2采购管理

  采购管理是企业为了完成生产和销售的计划,在质量可靠地的前提下,从适当的供应厂商,用合理的价格,适时购入适量的物料或服务的过程[4]。采购管理本身是一个复杂的系统工程,现代采购包含的项目较多,既要把关质量,控制成本,又有对市场的分析,对供应商的选择管理等等[5]。同时,采购已经成为企业价值链的重要组成部分,要处理好与企业内部相应部门的复杂关系。

  4.1.3采购管理流程

  流程(Process)的定义有许多种。国际标准化组织在IS09001:2000质量管理体系标准对于流程的定义:“流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动”。流程包含六个要素,分别是:输入、活动、活动间的相互作用、输出、流程的客户和价值。流程输入资源,资源间相互作用、相互活动之后,输出结果给客户,同时因为该流程而创造出了价值。

  对于新的产品的采购流程通常如下:确认物料信息、发出询价、供应商比价、价格谈判、供应商、供应商样品提供、确定供应商、根据生产计划确定采购计划、申请采购、订购、收货、检收、入账付款等。

  采购管理流程是基于公司整体战略,针对采购具体业务的总体管理流程,通过采购管理流程,可以使采购业务的输出符合公司采购战略要求[6]。

  采购管理流程未来的发展方向与公司整体战略的发展一脉相承,整体的趋势是趋向信息实时共享、采购与生产计划相结合、与物料管理相配合、管理职能化。

  4.2流程管理

  4.2.1流程管理概论

  企业流程管理主要是对企业内部改革,改变企业职能管理机构重叠、中间层次多、流程不闭环等,使每个流程可从头至尾由一个职能机构管理,做到机构不重叠、业务不重复,达到缩短流程周期、节约运作资本的作用。

  流程管理最终希望提高顾客满意度和公司的市场竞争能力并达到提高企业绩效的目的。依据企业的发展时期来决定流程改善的总体目标。在总体目标的指导下,再制定每类业务或单位流程的改善目标[7]。

  4.2.2流程管理优化

  采购管理流程在不同的企业中是不断完善的,随着世界经济的发展也是不断变革的。新的全球经济的发展对于企业的要求也越来越高,传统的采购管理流程在某些方面己经不适应企业的发展[8]。传统的采购管理理念中,供应商与采购方是利益互相对立的关系而现代采购管理中,两者需要建立长期的战略合作伙伴关系。在传统采购管理中,根据现有的产品寻找供应商,供应商数量越多越好,库存建立也是多多益善;而现代采购管理中,往往供应商参与前期设计,供应商注重合作质量而非数量,库存得到有效控制,有效避免呆滞库存,盘活企业现金流。

  新的经济环境的发展需要企业认清形势、深入理解传统与现代采购管理理念的差异、适应公司各项发展战略,选择合适的采购管理流程优化的方法,进行采购管理流程的优化。

  在进行业务流程优化时,企业首先要对经营生产过程的各个流程、所有的参与对象及各个工作环节进行系统的调查分析、进行数据和过程汇总和研究,结合实际情况选择一种或几种方法对流程进行优化[9]。

  4.3ASME法

  ASME(American Societyof Mechanical Engineers)分析方法最大优点是,首先具体的列出整个流程的所有步骤,然后非常清晰的反映出每个活动是否增值,将其中的非增值活动清楚的展现出来,以达到尽量减少非增值活动的目的,保证整个流程的优化并提高整体效率。ASME分析法采用表格的方式来记录整个流程中活动的操作和时间做出的贡献。

  4.4存在问题分析

  4.4.1问题说明

  本论文是针对H企业研制大型电站设备时,中压开关产品的采购,原有的采购流程无法满足H企业研制大型电站设备的生产需求,不能在指定的总工期内完成,如果采用原有的采购方法,H企业将不得不给买家赔偿。因此对于H企业研制大型电站设备项目而言,H企业原有的采购流程是存在问题的。下面就H企业中压开关产品采购流程的缺陷谈几点看法。

  (1)采购清单到采购执行。对于研制大型电站设备项目的采购,A企业先对项目所需设备等进行研发分析,然后给出详细的设备(中压开关产品等)采购清单。然而从研发阶段到采购清单的制定,期间花费的时间要达到半年甚至是10个月之久,这对于只有两年总工期的项目而言,时间是非常之长的。所以如果严格按照原有的项目流程,不仅到期之日无法交货,合同赔偿之外也损害了公司的利益。因此产品所需的采购清单的制定必须得到优化,省去采购清单制定的细枝末节,或者采取更加快速的方法完成产品的采购清单。

  (2)繁琐的计划审批流程。H企业的采购环节太多,采购所涉及的部门也很多,这就导致了采购清单或者采购计划下达到采购部门所需要的时间会很长,这严重影响了采购的进度和生产的需要,特别是买家催得很紧的订单,H企业很难满足买家的要求,从而公司在市场上的订单会减少,影响公司的整体形象,导致顾客的流失。同时繁琐的审批流程使得采购没有效率,使公司的采购成本提升,占用了很多的资源,同时也闲置了很多的人力物力,严重影响了采购流程的快速响应。

  (3)采购方式的确定。H企业原有的采购流程上,采购部门在采购方式确认的环节上需要进行评估和审核,通过自己所掌握的合格供应商资料、采购文件以及供应商的供货质量记录等,再对所需要采购的中压开关产品安排合适的采购方式,如招标采购、议标采购和简化采购等。其复杂的评审程序以招标的耗时都一定程度上使采购方式复杂化,耽误了最宝贵的时间。

  (4)采购权限集中。H企业身为国有企业,其采购的权限是有严格的规范。项目以及单次(项)采购金额的审评权限,要按照公司法人授权委托证书规定的权限执行;采购金额符合招(议)标规定范围内,应按照招(议)标对定的权限审批;采购金额符合简化采购规定范围的,应按简化采购规定的权限审批;固定资产采购、技改技措项目所需物资的采购和进口物资采购需依照规定程序办理立项、审批等相关手续。

  4.1.2问题分析

  对H企业中压开关产品采购流程各个环节进行ASME特性分析,总结出H企业在采购中存在的问题。作者对问题进行归类,然后针对相关流程找出瓶颈问题,以期找到解决问题的方法。

  表1H企业中压开关产品采购流程ASME分析

  序号活动增值活动非增值活动检查输送耽误储存操作者

  1计划调配室下成套计划给采购部计划员√计划部、计划员

  2计划员查库后将成套计划分解下达采购员√采购计划员

  3采购员进行采购√采购员

  4中压开关产品在供应商处加工后运至企业√采购员

  5中压开关产品进入待检库√采购员、库管员

  6通知质管部进行质检采购员、检验员

  7合格品移入物料部加以保管√采购员、库管员

  8办理入库手续√库管员

  9财务中心进行结算财务中心、采购员

  10研发中心下达BOM给计划员√研发部、计划员

  11物价部的计划价格审核√物价部、采购员

  通过对H企业中压开关产品采购流程的分析发现,时间主要浪费在部门之间的信息传递、对价格的审核,以及各种非增值等活动中;在增值活动中,大部分环节都是纵向执行,耽误了大量的时间。

  将采用六西格玛中的一个关键技术手段:鱼骨图分析,找出部门之间的信息传递、对价格的审核时间过长这个关键问题的最本质原因。鱼骨图,也被称为因果图,它利用“头脑风暴法”,将很多人的很多想法集中起来,寻找潜在的影响因素,包括时间、质量及成本等,然后运用图形化的方式将这些影响因素表达出来,它利于快速找到产生问题的原因,并为搜集更多资料指定方向。利用鱼骨图分析法对该企业目前中压开关产品采购业务流程中存在的最关键的问题KPOV(Key Process Out-put Variables,关键过程的输出变量)进行详细的分析,如图4所示。

  图4鱼骨图—部门之间的信息传递、对价格的审核时间过长

  5.建议

  5.1精简原有采购流程

  H企业在现有的管理部门格局情况下,依然采用的是集中化的采购管理流程,也是大多数国营企业所用的采购模式,呈现各个部门的权利平衡。H企业的采购流程是依据订单来进行采购,先通过订单制定出的公司年度、季度综合采购计划;公司年、季、月度的生产作业计划、物资近期库存报表以及产品综合零件明细表等,由相关部门对计划进行审批,然后选择合适的采购方式,如通过合格的供应商招/议标的形式进行竞争,再与通过的供应商签订合同。

  H企业这种集中化的采购流程,对于普通的项目尚无问题,但是对于对时间要求十分苛刻的项目,按照正常的流程,项目难以在规定时间交付,由于现有流程的复杂性,集中化采购需要通过的部门繁多,审批流程就会花费较长的时间。

  在采购初期优先确定生产所需的主要零件产品(中压开关产品等),制定出相应的清单及采购计划,再通过部门审批之后,直接进行供应商的选择(事先选择好的,通过过往的合作经历筛选出来),并不进行招标等流程,这样可以大大降低采购流程所需时间,为生产环节节省出足够的时间来进行生产[10]。

  5.2设计与采购组织并行运作

  设计与采购组织并行的运作模式,就是在项目周期短、任务急的情形下,在设计部门进行设计时,引入采购部门进行协作。通过这种方式,产品设计团队能对采购部门提供中压开关产品规格、数量等具体要求,采购部门的前期介入,能够更早的制定出采购清单,减少审核流程与跨部门交流之间的障碍与延时。同时采购部门在设计阶段的参与,能够第一时间获得设计信息,在设计确定后的第一时间便能够制定初步的采购计划,能够优先制定出主要的生产材料,列出必备的主要材料清单,并及时进行采购,交付生产部门进行生产,使生产部门能够更早的进行制造工作[11],与此同时,设计与采购部门更为详尽的采购清单制定工作同步进行,为生产部门提供后续的材料清单,这样使得设计部门、采购部门与生产部门同时工作,能够大大地缩短产品生产周期,提高生产效率[12]。

  5.3采购清单的准确率

  设计部门完成设计工作之后,在制定采购清单时,应当成立由设计部门、采购部门与生产部门共同组成的采购清单制定小组,由这三个部门共同来确定采购清单的明细,更好地让上游设计人员与一线工作人员进行沟通,让设计部门与采购部门能够倾听到生产部门的声音。

  此外,在采购清单制定完成之后,同时设立专人对清单的准确率与中压开关产品使用情况进行跟踪,并且进行统计,建立反馈机制,在每次项目完结之后,系统地进行项目清单准确性评估,并且完成相应的报告,以此来对每次采购清单进行总结,来指导以后的采购清单的制定工作[13]。

  5.4制定相关管理制度

  在制度方面,企业应当建立完整的供应链制度,通过健全的制度去制约与规范工作人员,使处于各级供应链条上部门,都能够规范化地开展业务[14]。

  (1)建立好产品零件的计划、采购和收发保管制度。

  (2)计划、采购、验收、发放、回收的数据要联网,实事更新数据库,使得库存透明化。

  (3)材料员、生产员工及内部人员要随时沟通,项目经理要对材料和设备的到货情况了如指掌。

  (4)设计部门与生产部门要在施工前期,对所有的图纸上的产品零件认真审查,核实。缺少的产品零件要及时补充,减少“临时才抱佛脚”的情况。避免现场因产品零件不到位,导致窝工现象。

  (5)项目部应有产品零件节省考核和奖励措施。并安排专门的人员负责产品零件的回收及重复利用工作。

  (6)要与保卫人员合作,防止产品零件被盗。最好能做到群防群治。

  5.5效果对比

  随机抽取30张2018年度7-12月份的订单,再从实施优化措施后的2019年7-12月份中随机抽取30张订单,并分别统计其实际出单时间的均值,得到效果对比如表2所示。

  表2效果对比表

  2018年度7-12月份2019年7-12月份改进的程度

  实际出单时间均值(天数)10.187 7.973 69.5%

  从效果对比的情况来看,优化措施对企业的关键问题的改善是明显的,实际出单时间得到了减少,取得了不错的成效,应该将优化措施继续进行下去,持续改进。